議事録作成の手間をもっと減らしたい…。そんな方にはスケジュール連携がおすすめです。

カレンダーの予定を選ぶだけで会議の録画も議事録作成も、まるごと自動化できるため、より効率的な会議運営を実現します。

本記事では、スケジュール連携でできること・メリット、活用方法を紹介します。

（スケジュール連携は法人プランのみ利用可能）

録画予約したオンライン会議にBotが参加して、会議の録画・リアルタイム文字起こし・要約・話者分離を完全自動で行い、議事録を作成する機能です。さらに保管場所の自動振り分け機能により、文書管理の手間も削減します。

Rimo Voiceのスケジュール連携では、以下6つのことができます。

1. 議事録作成に必要な行程を自動化

2. Google/OutlookカレンダーとBotを連携した自動録画の予約

3. リアルタイム文字起こし

4. オンライン会議ツールのアカウント情報に基づいた自動話者分離

5. 議事録のフォルダ振り分け

6. オンライン会議主催者以外による録画

それぞれ順番に紹介します。

オンライン会議にBotを招待することで、会議の録画から文字起こし・要約・話者分離・フォルダ振り分けまで、議事録作成に必要な一連の作業を自動化します。

そのため、今までのような以下の操作手順を踏む必要がなくなり、作業時間を削減できます。

《 メリット 》

💡会議準備の時間削減

💡人的ミスの防止

💡一貫した議事録フォーマットの維持

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとBotを連携することで、会議スケジュールに合わせて自動的に録画が予約されます。これにより、録画の漏れを防ぐことができます。

また定例会議でよくある、「録画した？議事録とった？」といった無駄なやり取りをなくし、会議に集中することができます。

《 メリット 》

💡会議スケジュールを登録するだけで録画予約が完了

💡複数の会議の録画も漏れなく対応

💡予定変更があっても自動で追従

オンライン会議中に、リアルタイムで文字起こしと要約の生成が行われるため、会議の内容をすぐに確認することができます。

また会議終了後に、手動で録音・録画データをアップロードする手間や、文字起こし作業の待ち時間削減も可能です。

アップロード～文字起こし完了までの時間：約20分→5分に短縮！

《 メリット 》

💡途中から参加したり、一度抜けて再度参加したりして聞き逃した場合、他の人に聞かなくても内容をさかのぼることができる

💡音声が聞こえづらい環境でも内容把握が可能

💡手動での作業時間を削減

ZoomやGoogle Meetなどオンライン会議ツールのアカウント情報に基づいて、自動で発言者を識別、会話を分離します。

話者の設定を手作業で行う必要がなく、発言者ごとに文字起こしテキストを改行する手間も不要なため、作業時間を大幅に短縮できます。

《 メリット 》

💡発言者の手動入力が不要

💡正確な発言者の記録

💡議事録作成時の手間削減

議事録の保管場所（チームフォルダ）を一度設定すれば、以降の議事録は自動で適切なチームフォルダに振り分けられます。これにより、議事録の管理・検索が容易になります。

《 メリット 》

💡プロジェクトごとの整理を自動化

💡必要な議事録の素早い検索

💡チーム間での情報共有の円滑化

主催者以外の参加者でも、Botを会議に招待して録画・議事録作成を実行することが可能です。 ただし録画をする際には、必ず参加者全員に録画の許可を取りましょう。

※Zoomの場合は主催者が録音を許可している必要があります。

《 メリット 》

💡主催者が不在でも録画可能

💡チーム内での役割分担の柔軟化

💡バックアップ体制の確保

スケジュール連携の活用方法を以下3つ紹介します。

週次や月次の定例会議をカレンダーに一括登録することで、将来の会議も自動で録画予約が完了します。さらに部署やプロジェクトごとに保存フォルダを事前に設定しておくことで、管理の手間を削減できます。

オフィスと在宅の参加者が混在する会議でも、全員の発言を文字化できます。また話者分離機能で、オフィスの会議室にいるメンバーと在宅メンバーの発言が明確に区別されます。

Google/Outlookカレンダーとの連携により、確実な録画予約が可能です。リアルタイム文字起こしと要約機能により、クライアントの要望や決定事項を正確に記録します。

▶利用企業様の声（大成建設株式会社、株式会社かんでんエンジニアリング）は、プレスリリースをご参照ください。

スケジュール連携は会議に関わる作業を大幅に効率化できる機能です。会議の予約から録画、文字起こし、議事録の保存まで、多くのプロセスが自動化されるため、本来の業務により多くの時間を充てることができます。スケジュール連携を使って、チーム全体の生産性向上を実現させましょう。