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[ 法人プラン ] カスタムテンプレートのプロンプト例一覧

今週アップデートされました

AIで議事録を作成する際のポイントと注意事項

AIは非常に優秀で、極端な話、「いい感じの議事録にして」と伝えるだけでも、驚くほど整った内容に仕上げてくれることがあります。


しかしながら、どれほど精度の高いAIであっても、自社特有のルールや文化、表現のニュアンスまでは完全には把握できません。そのため、細かい言い回しや情報の取捨選択などが、意図通りに反映されないケースもあります。

こうした課題を解決するには、AIに補足的なルールや前提を事前に明示することが効果的です。どのような形式でまとめてほしいのか、どこを重点的に記録してほしいのかといった情報をプロンプトで伝えることで、出力の精度は飛躍的に向上します。期待通りの議事録を得るためには、プロンプトの工夫が非常に重要なポイントとなります。

また、プロンプトに出てくる「#」や「**」などの記号はマークダウンと言います。
マークダウンは、見出しや太字、箇条書きなどを簡単に記述できる記法であり、AIに文章の構造や強調したい部分を伝えるのに役立ちます。

たとえば、「#」は見出し、「**」は太字を意味します。
これらを使うことで、議事録の読みやすさや整理度が格段に向上します。

(マークダウンの説明の詳細はこちら

なお、Rimoの要約AIは基本的に文字起こしされた発言データをもとに議事録を作成します。
そのため、会議中に実際に話されていない内容(つまり文字起こしに残っていない情報)を推測して書くことはできません。

重要な決定事項や背景説明などを議事録に残したい場合は、会議中にしっかりと言葉として発言してもらうか、あとから手動で追記する必要があります。

AIを活用して、効率的かつ正確な議事録を作成するためのプロンプト例を以下にまとめました。
各プロンプトの特徴も記載していますので、自社の議事録スタイルに近いものを参考にしていただければと思います。


例1)取締役会の議事録作成

## 作成方針
文字起こしから、会社法に基づく正式な取締役会議事録を作成してください。法的効力を持つ公式文書として、議案の審議過程と決議内容を正確に記録します。

## 議事録構成(必須項目)

### 議事録ヘッダー
```
第○回定時(臨時)取締役会議事録

開催日時:令和○年○月○日(○曜日)午後○時○分〜午後○時○分
開催場所:本社○○会議室(またはオンライン会議)
```

### 出席者情報
- **出席取締役**:[役職] [氏名]、[役職] [氏名]、[役職] [氏名]
- **出席監査役**:[氏名](該当する場合)
- **議長**:[役職] [氏名]

### 手続事項
1. **定足数確認**:出席取締役○名/取締役総数○名により定足数を満たす
2. **議事録署名人選任**:[氏名]取締役を選任
3. **前回議事録承認**:第○回議事録を全員一致で承認

### 審議事項
**第○号議案 ○○の件**
- **提案者**:[役職] [氏名]
- **提案要旨**:[議案の概要を2-3行で記載]
- **主な質疑**:
- [質問者]:[質問内容の要点]
- [回答者]:[回答内容の要点]
- **利害関係**:該当なし(または具体的な利害関係を記載)
- **決議結果**:全員一致で可決(または賛成○票、反対○票、棄権○票で可決)

### 報告事項
- **第○号報告 ○○の件**:[報告内容の概要]

### 閉会
- 他に議題なく、議長は午後○時○分閉会を宣した

## 文字起こし解析のポイント

### 1. 法定記載事項の確認
- 開催手続きの適法性(招集通知、定足数)
- 各議案の審議経過と決議内容
- 特別利害関係人の議決権行使制限
- 取締役の善管注意義務に関する重要発言

### 2. 議案分類と処理
- **決議事項**:株主総会付議事項、重要な業務執行
- **報告事項**:業務執行状況、子会社の状況等
- **その他**:情報共有、今後の検討事項

### 3. 発言の記録基準
- 議案説明は要点のみ記録
- 重要な質疑応答は発言者名付きで詳細記録
- 反対意見や条件付き賛成は必ず記録
- 決議理由が議論された場合は詳細記録

## 表記統一ルール
- **日時**:令和○年○月○日(○曜日)午後○時○分
- **金額**:千円単位、必要に応じて税込/税抜明記
- **法人名**:正式名称使用
- **決議要件**:普通決議(過半数)/特別決議(2/3以上)を明記

## 重要な留意点
- 会社法第369条、第372条の記載要件を満たす
- 推測や補完は行わず、文字起こしから明確に読み取れる内容のみ記載
- 不明な箇所は「○○について(詳細聞き取り困難)」として処理
- 機密性の高い情報は適切なレベルで記載

このプロンプトの特徴:

  • 法的要件を満たした正式な議事録形式

  • 決議の正確性を重視した構造化

  • 利害関係者の明記など法務観点を考慮

  • 段階的な作業手順で品質確保


例2)経営企画会議の議事録作成

文字起こしから、戦略的意思決定を支援する経営企画会議の議事録を作成してください。

作成要件:

## 1. 議事録構成

### 冒頭に必ず記載
```
## 経営企画会議議事録
**開催日時**:○年○月○日(○)○時○分〜○時○分
**場所**:○○会議室
**出席者**:[部署名] [氏名]、[部署名] [氏名]、[部署名] [氏名]
```

### エグゼクティブサマリー(必須)
- **重要決定事項**:[3-5項目の要点を箇条書き]
- **主要KPI変化**:[売上、利益、市場シェア等の重要数値]
- **戦略変更点**:[前回からの方針変更があれば記載]

### 議題別記録
各議題について以下の構造で記載:

#### 議題:○○戦略の検討

**現状認識**
- 市場環境:[業界動向、競合状況の要点]
- 自社状況:[業績、ポジション、課題の要点]

**討議内容**
- 主要論点:[議論の焦点となった事項]
- 提案された戦略案:[複数案ある場合は比較表形式]
- 投資試算:[概算金額、ROI予測]

**意思決定**
- 採択案:[選択された戦略とその理由]
- 実行条件:[予算、体制、時期等の条件]

**アクション**
- 実行項目:[具体的タスク] (担当:[氏名]、期限:○月○日)
- 成功指標:[KPI、測定方法]

## 2. 記録対象の優先順位
1. **数値を伴う戦略判断**(売上目標、投資額、市場予測等)
2. **競合分析と対応策**(シェア、価格、差別化要因等)
3. **リスク評価と対策**(市場リスク、財務リスク、オペレーションリスク)
4. **リソース配分の決定**(予算、人員、時間の配分)
5. **意見対立と合意形成**(異なる意見とその調整過程)

## 3. 戦略会議特有の処理方針

### データの扱い方
- 数値は必ず根拠資料名を併記
- 前年同期比、予算比を併記(例:売上120億円(前年同期比+15%、予算比-5%))
- 市場データは調査機関名と時期を明記

### 意見の記録方法
- 事実と仮説を明確に区別
- 対立意見がある場合は「A案支持:[理由]」「B案支持:[理由]」として併記
- 最終判断に至った決定要因を明記

### 機密情報の配慮
- 競合他社名は文脈に応じて「A社」「大手競合」等で記載
- 具体的な顧客名は「大手商社」「主要クライアント」等で記載
- 開発中の新商品は「新商品X」等でコード化

## 4. 表記統一
- **数値**:千円/百万円単位で統一
- **期限**:○年○月、○四半期、○年度上期等
- **KPI**:定義と測定方法を初出時に説明
- **会議体**:正式名称使用(取締役会、営業会議等)

## 5. 次回への継続性確保
- **継続検討事項**:結論に至らなかった議題
- **進捗報告予定**:次回会議で報告すべき項目
- **新規議題**:今回の決定により新たに検討が必要な事項

重要注意点:
- 戦略の論理的整合性を重視した記録
- 「なぜその判断に至ったか」の根拠を明確に記載
- 実行可能性を担保するアクションプランの詳細化
- 前回会議からの継続性と今回の新規性を区別

このプロンプトの特徴:

  • 戦略的議論の論理構造を明確化

  • 数値データと定性分析の両面から記録

  • 実行可能なアクションプランを重視

  • 競合情報の機密性に配慮


例3)営業報告会議の議事録作成

あなたは営業マネジメントの専門家です。会議の文字起こしから、以下の指示に従って発話録形式の営業会議議事録を作成してください:

## 1. タイトルと見出し
- 冒頭にH2(##)で「営業会議議事録」と記載
- 文字起こしの内容を分析し、報告の区切りや議題の切り替わりを判断
- 明確な区切りが見られる箇所にH3(###)で見出しを付ける
例:「### 全体実績報告」「### 個別実績報告」「### 市場動向・競合分析」
- 見出しの前後に空行を入れる

## 2. 話者の表記
- 「名前(担当)」の形式で統一
例:「田中(関東エリア)」「佐藤(商品A担当)」「山田(営業部長)」
- 担当エリアや商品名は初出時から必ず記載
- 管理職は部署名を記載
例:「鈴木(営業企画)」「高橋(マーケティング)」

## 3. 数値実績の処理(最重要)
- すべての数値は前年同期比と目標比を併記
例:「売上1,200万円(前年同期比+15%、目標比-5%)」
- 達成率は必ず%で記載
- 重要な数値データは省略せず詳細に記録
- 四半期、月次などの期間も明確に記載

## 4. 個別報告の処理
- 各担当者からの報告は漏れなく記載
- 実績数値、成功事例、課題、対策を同等の重要度で扱う
- 顧客名は機密性に配慮し「A社」「大手商社」等で記載
- 案件の進捗状況も具体的に記録

## 5. 競合・市場情報の処理
- 競合他社の動向は「B社」「競合X」等で匿名化
- 市場トレンドや価格動向は具体的に記載
- 顧客からのフィードバックも重要情報として記録

## 6. 内容の整理方法
- 成功事例と課題は発言の文脈を維持して記録
- 改善提案や新施策は提案者名付きで詳細記録
- 「えーと」「あの」などの口癖は省略
- 数値の根拠や背景説明も含めて記録

## 7. レイアウト
- 「名前(担当)」を行頭に配置
- 数値データの箇所は改行を使って見やすく整理
- 重要な決定事項や目標は箇条書きで明確化
- 適度な空行でセクションを区別

## 8. アクションアイテムの記録
- 具体的な改善アクションは担当者と期限付きで記載
- チーム全体の取り組みと個別の取り組みを区別
- 次回会議での報告事項も明記

重要な注意点:
- 必ず冒頭に「## 営業会議議事録」を記載
- セクション見出しは実際の会議の流れに基づいて判断
- 個人別の実績は建設的で成長志向の表現を使用
- 数値の正確性を最重視し、推測は避ける
- 顧客情報の機密性に十分配慮
- 全体のモチベーション向上につながる前向きな記録
- すべて「だ・である」調で記載する

このプロンプトの特徴:

  • 数値実績の正確性と比較分析を重視

  • 成功要因と改善点の具体的な要因分析

  • 顧客情報の機密性保護を徹底


例4)面接の記録作成

文字起こしテキストから、質疑応答形式の面接評価記録を作成してください。

## 1. 質問(Q:)の記載方法
- 質問の背景・意図を1文で簡潔に述べる
- 具体的な質問内容を明確に記載する
- 冗長な説明は避け、要点のみ記載する
- 1つのQは最大2行以内に収める

## 2. 回答(A:)の記載方法
- 回答の核心部分を1-2文で簡潔にまとめる
- 複数の要素がある場合は要点を統合する
- 具体的なエピソードや数値は省略せず記載
- 1つのAは最大4行以内に収める

## 3. 抽出対象の優先順位
1. **職歴・経験に関する質疑**
2. **志望動機・企業理解に関する質疑**
3. **専門スキル・能力に関する質疑**
4. **人物面・価値観に関する質疑**
5. **条件面・意欲度に関する質疑**

## 4. 記載形式
```
### [カテゴリー名]

Q(面接官名):[質問の背景]。[具体的な質問内容]。
A(候補者):[回答の要点]。[具体的なエピソードや実績]。

Q(面接官名):[次の質問内容]
A(候補者):[回答内容]
```


例5)商談(顧客訪問)記録の作成

あなたは営業戦略とCRM(顧客関係管理)の専門家です。以下の指示に従って、継続的な顧客関係構築と案件推進を支援する訪問記録を作成してください。

1. 基本方針
- 顧客の真のニーズと課題を深く理解する記録
- 案件進捗と成約確度を客観的に評価
- 継続的な関係構築のための戦略的情報を整理

2. 訪問記録の構成

## 顧客の現状把握

### ビジネス環境
- 顧客の事業状況・業績動向
- 業界トレンド・市場環境の変化
- 組織体制・人事異動の状況

### 課題・ニーズの深掘り
**表面的な要望**
- 顧客が明示した要望・条件

**潜在的なニーズ**
- 会話から読み取れる真の課題
- 解決すべき根本的な問題
- 顧客自身が気づいていない課題

**影響・緊急度**
- 課題解決の緊急性(高/中/低)
- ビジネスインパクトの大きさ
- 解決時期の希望・制約

## 提案・商談内容

### 当社提案
- 提案したソリューション・商品
- 提案の背景・根拠
- 強調したメリット・差別化ポイント

### 顧客の反応・質問
- 提案に対する関心度・反応
- 具体的な質問・懸念事項
- 詳細検討したい項目

### 議論・交渉のポイント
- 価格・条件面での議論
- 競合との比較・差別化議論
- 導入スケジュール・体制の相談

## 競合・選定状況

### 競合他社の動向
- 競合会社名・提案状況
- 競合の提案内容・価格水準
- 顧客の競合評価・比較ポイント

### 選定プロセス
- 決裁・承認の流れ
- 評価基準・重視するポイント
- 意思決定スケジュール

## 案件評価・見込み度

### 定量評価
```
案件規模:○○百万円
成約確度:A(70%以上)/B(50-70%)/C(30-50%)/D(30%未満)
想定受注時期:○年○月頃
決裁者との接触:済/未済
予算確保状況:確保済/申請中/未定
```

### 定性評価
- 顧客の本気度・検討熱度
- 当社への信頼度・期待度
- 競合に対する優位性・課題

## 今後のアクション

### 顧客側アクション
- 顧客が実施予定の検討・調査事項
- 社内調整・承認プロセス
- 他部署・関係者への共有事項

### 当社アクション
- 短期アクション(1-2週間以内)
- 中期アクション(1ヶ月以内)

### 次回訪問・接触予定
- 次回訪問日程・目的
- 面談希望者・議題
- 準備すべき資料・情報

## 戦略的考察

### 攻略ポイント
- 受注に向けた重要成功要因
- 顧客の意思決定に影響する要素
- 関係構築すべきキーパーソン

### リスク・対策
- 失注リスク要因と対応策
- 競合への対抗戦略
- 顧客の懸念解消方法

3. 留意事項
- 発言内容は文脈を含めて正確に記録
- 推測と事実を明確に区別
- 今後の関係性に影響する些細な情報も記載

4. 表記統一
- 金額:百万円単位(大型案件は億円単位)
- 確度:パーセンテージまたはA/B/C/Dランク
- 時期:○年○月、○四半期、○年度など
- 競合:具体的な会社名(社内共有レベルに応じて)

5. 作業手順
- 顧客発言から表面的要望と潜在ニーズを分離
- 提案への反応を感情面・論理面で分析
- 競合状況を客観的事実と推測に分けて整理
- 案件進捗を定量・定性両面で評価
- 今後のアクションを緊急度・重要度で優先順位付け
- 機密性レベルに応じた記載内容の調整. 訪問の基本情報
- 顧客名、訪問日時、訪問者を記載
- 面談相手の役職・氏名を記載
- 訪問目的と前回からの経緯を明記

このプロンプトの特徴:

  • 顧客のニーズ抽出を重視

  • 競合状況の客観的分析

  • 継続的な関係構築を意識


効果的なプロンプト作成のポイント

1. 明確な構造化

プロンプトは「役割設定・基本方針・フォーマット・留意点・手順」などで構造化します。項目番号や改行ルールなど具体的な書式を指定し、AIが迷わず処理できるよう順序立てて指示します。

2. 精度を高める具体化

抽象的な指示ではなく、「(代表取締役 田中)」のような具体例を提示します。「口語的表現を文書的表現に変換」「私的な会話は除外」など、変換・除外ルールを明確化。最終的に「全体の一貫性と漏れがないか確認」といった検証プロセスを組み込むことで、出力品質を安定させます。

3. 目的に応じたカスタマイズ

業界固有の専門用語や法的要件を考慮し、機密性レベルに応じた記載方法を定義します。読み手(役員、営業チーム、人事部など)を意識した内容と形式を設定することで、実用性の高い議事録が作成できます。社内規程や業界標準がある場合は、それに準拠した形式を指定します。

4. 実行可能性の確保

複雑な作業は小さなステップに分割し、「重要度が高い」「詳細に記載」などの判断基準を具体化します。よくある間違いを事前に指摘し、最終チェックポイントを明記することで、AIが安定して高品質な議事録を作成できる環境を整えます。

プロンプト活用のコツ:
• 初回使用時は少量のデータでテストし、出力品質を確認してください
• 社内の議事録テンプレートがある場合は、それに合わせてプロンプトをカスタマイズしてください
• 音声認識の精度に応じて、数値や固有名詞の確認工程を追加することをお勧めします
• 定期的にプロンプトの効果を検証し、必要に応じて改良してください

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